Manchmal ist die Entlassung eines Mitarbeiters unvermeidlich. Den meisten Unternehmern ist klar, dass die Kündigung schriftlich abzufassen ist, Fristen einzuhalten sind und dass das unangenehme Schreiben dem Gekündigten überreicht oder zugestellt werden muss. Gerade hier aber lauern Fehlerquellen, die vermeidbar sind.
„Eine Kündigung ist zugegangen wenn sie dergestalt in den Machtbereich des Empfängers gelangt ist, dass dieser die Erklärung zur Kenntnis nehmen kann und die Kenntnisnahme nach der Verkehrsanschauung zu erwarten ist“ beschreiben die Richter des Bundesarbeitsgerichts knapp eine in der Praxis oftmals alles andere als einfache und nachvollziehbare Voraussetzung. Dass der Brief mit der schlechten Nachricht zugegangen ist, ist dabei seltener Streitpunkt als der Zeitpunkt des Zugangs. Die Frage des Arbeitsgerichts, vor dem sich die Parteien regelmäßig treffen, ist die nach dem genauen Ende des Arbeitsvertrags. Wurde die Kündigungsfrist – selten nur zwei Wochen, oftmals sogar Monate – eingehalten oder nicht? Kurz, es geht um Fristen und damit um Geld.
Persönliche Übergabe
Das Ziel muss also lauten, die Problematik des Zugangs und der Kenntnisnahme zu vermeiden. Erreichen kann der Arbeitgeber dies im Grunde ganz einfach: Er übergibt das Original des Kündigungsschreibens persönlich und lässt sich auf der Kopie den Erhalt mit Angabe von Datum und Uhrzeit quittieren. Wird die Unterschrift verweigert, empfiehlt es sich, einen Zeugen hinzuzuziehen, der die Übergabe bestätigt.
Leider tritt dieser Idealfall eher selten auf, weil der Arbeitnehmer aufgrund von Krankheit, Urlaub oder gar Arbeitsverweigerung nicht greifbar ist. Der Versuch, die Kündigung direkt in der Wohnung des Mitarbeiters diesem zuzustellen, scheitert oft daran, dass die Tür nicht geöffnet wird oder der Adressat nicht anzutreffen ist. Einem Dritten das Schreiben auszuhändigen kann problematisch sein, wenn dieser nicht als Empfangsvertreter – etwa der Ehegatte –, sondern lediglich als Empfangsbote anzusehen ist. Im ersten Fall gilt die Kündigung als zugegangen, im zweiten Fall aber bleibt nur die Hoffnung, dass der Brief auch übergeben wird. Den Beweis des Zugangs muss der Arbeitgeber erbringen.
Einwurf in den Briefkasten
Das Schreiben in den Briefkasten einzuwerfen, ist ebenfalls nicht unproblematisch. Auch hier empfiehlt es sich, einen neutralen Zeugen hinzuzubitten. Details wie Uhrzeit und genauer Ort des Briefkastens mit eventuellen Besonderheiten (Beschriftung, klemmende Klappe) zu dokumentieren kann im Fall des Falles Richter überzeugen.
Um Fristen nicht zu versäumen, ist es auch von größter Bedeutung, die sogenannten Gepflogenheiten zu beachten. Wirft der Arbeitgeber also die Kündigung erst abends um 22 Uhr in den Briefkasten, ist nicht damit zu rechnen, dass der Adressat diesen noch leeren wird, wenn die Post normalerweise vormittags zu erwarten ist. Der Zugang wird somit erst für den nächsten Tag angenommen.
Zustellung per Post
Der einfache Brief per Post scheidet aus Beweisgründen aus. Das klassische Einschreiben – oft gewählt, um einen Beleg zu erhalten, aus dem der genaue Zugangszeitpunkt hervorgeht – kann jedoch ebenso wenig empfohlen werden. Trifft der Postbote den zu Kündigenden nicht an, legt er eine Mitteilung in den Briefkasten, mit der der Adressat das Einschreiben bei der nächsten Poststelle abholen kann. Der Zugang der Kündigung erfolgt damit erst mit der die Übergabe des Schreibens und nicht bereits mit der Mitteilung zur Abholung. Verzögert sich die Fahrt des Adressaten zur Post, wurde die Frist des Arbeitgebers zur Kündigung – die wie angesprochen erst mit Zugang wirksam wird – versäumt.
Die Empfehlung lautet daher, die Kündigung per Einwurf-Einschreiben zustellen zu lassen. Der Absender erhält einen Aufgabebeleg. Der als unabhängige Zeuge fungierende Postzusteller dokumentiert die Übergabe oder das Einlegen des Briefes in den Briefkasten auf einem Auslieferungsbeleg, der ein Nachvollziehen des Zugangszeitpunktes möglich macht. Ob der Beweis allerdings künftig von den Gerichten ebenso gewertet wird, wie früher, als die Deutsche Post Behörde und ihre Angestellten Beamte waren, muss abgewartet werden. Die höchstrichterliche Klärung steht noch aus.
PRAXISTIPP:
- Kündigung schriftlich verfassen, Kopie anfertigen
- Original dem Arbeitnehmer aushändigen, Kopie quittieren lassen
oder
- Original vor Zeugen in einen Briefumschlag legen, verschließen
- Zustellung durch persönliche Übergabe anstreben
oder
- Einwurf in Hausbriefkasten oder per Post als Einwurf-Einschreiben
